Kidood

1. Datenschutz auf einen Blick

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche Daten wir bei der Nutzung der Kidood-App verarbeiten, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Das Hosting erfolgt in Deutschland.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung in der Kidood-App ist:

Henry Solutions GmbH
Sankt-Jobser-Straße 53
52146 Würselen
Telefon: 02405 6039-100
E-Mail: support@kidood.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

3. Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter: dsb@kidood.de.

4. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung: Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge Ihre Einwilligung einholen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO Rechtsgrundlage. Erfolgt die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, stützt sie sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ist die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Grundlage. In den übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Widerruf Ihrer Einwilligung: Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

5. Hosting

Die Kidood-App wird auf Servern in Deutschland (Standort Nürnberg) gehostet. Das Rechenzentrum ist nach ISO 27001 zertifiziert. Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR (Drittländer) findet im Rahmen des Hostings nicht statt.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer sicheren und effizienten Bereitstellung unseres Onlineangebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit unserem Hosting-Anbieter haben wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Hosting-Anbieter: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland.

6. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese App nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und am Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

7. Server-Logfiles, Cookies und lokaler Speicher

Server-Logfiles: Der Provider erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dies sind: Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage sowie die IP-Adresse. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur technisch fehlerfreien Bereitstellung und zur Gewährleistung der IT-Sicherheit.

Session-Cookie: Für die Anmeldung verwenden wir ein technisch notwendiges, verschlüsseltes Session-Cookie (HttpOnly), das Ihre angemeldete Sitzung absichert. Ohne dieses Cookie ist die App nicht nutzbar (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 25 Abs. 2 TDDDG – technisch erforderlich).

Funktionaler lokaler Speicher: Wir verwenden keine Tracking-, Marketing- oder Analyse-Cookies und binden keine Dienste wie Google Analytics oder Google Fonts ein; verwendete Schriftarten werden lokal ausgeliefert. Lediglich Bedien-Einstellungen wie Ihr Design (heller/dunkler Modus), Ihre Sprache und ausgeblendete Hinweise (etwa der Knopf des Hilfe-Chats) werden zu rein funktionalen Zwecken in Ihrem Browser gespeichert (localStorage, für die Dauer einer Sitzung auch sessionStorage). Diese Informationen verbleiben auf Ihrem Endgerät und dienen ausschließlich Ihrem Bedienkomfort. Ein Cookie-Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich.

8. Konto und Authentifizierung

Zur Nutzung der App legen Sie ein Konto an. Dabei verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Spracheinstellung sowie die bei der Registrierung verwendete IP-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit).

Die Anmeldung erfolgt vorrangig über Passkeys (WebAuthn). Hierbei verbleiben Ihre biometrischen Merkmale ausschließlich auf Ihrem Endgerät; an uns werden nur kryptografische Schlüssel übermittelt, mit denen keine Identifizierung Ihrer Person außerhalb der App möglich ist. Alternativ bieten wir eine Anmeldung per einmaligem E-Mail-Code an.

Bestellt eine Einrichtung bei ihrem Caterer nur Essensmengen (Formular-Einrichtung, Abschnitt 16), kann auch der Caterer ihr Personal einladen: Er gibt Name und E-Mail-Adresse der Person an, die daraufhin eine Einladung per E-Mail erhält. Ein Konto entsteht erst, wenn die Person die Einladung mit einem Code annimmt, den wir an genau diese Adresse senden. Die Einladung gilt 14 Tage. Sobald sie angenommen, abgelehnt, zurückgezogen oder abgelaufen ist, löschen wir Name und Adresse aus der Einladung; erhalten bleibt ein Nachweis ohne diese Angaben (Zeitpunkt, Caterer, Einrichtung, Ergebnis). Um Missbrauch zu verhindern, begrenzen wir die Zahl der Einladungsmails je Adresse und speichern dafür einen Prüfwert (Hash) der Adresse bis 30 Tage nach dem Versand (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ein so entstandenes Konto darf nur bei diesem Caterer bestellen; sein Zugang zur Einrichtung endet mit dem Liefervertrag des Caterers, es sei denn, Kidood bestätigt es als eigenständiges Konto der Einrichtung. Die eigenständigen Leitungen der Einrichtung sehen solche Konten in ihrer Mitarbeiterliste. Sie erhalten eine E-Mail, wenn auf diesem Weg eine Leitung hinzukommt, wenn Kidood ein solches Konto bestätigt und wenn der Caterer einen solchen Zugang entzieht.

9. Kinder und Bestellungen

Zur Essensbestellung verarbeiten wir die Daten der von Ihnen angelegten Kinder (Name, Geburtsjahr, zugeordnete Einrichtung und Gruppe) sowie die Bestellhistorie (bestellte Menüs, Datum, Status). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Angaben zu den Kindern werden durch die Erziehungsberechtigten gemacht; die Verarbeitung von Daten Minderjähriger erfolgt im Rahmen von Art. 8 DSGVO auf Grundlage der elterlichen Verantwortung.

10. Allergene (besondere Kategorien personenbezogener Daten)

Damit wir Sie bei der Bestellung vor allergieauslösenden Zutaten warnen können, können Sie für Ihr Kind Allergene hinterlegen. Da solche Angaben Rückschlüsse auf den Gesundheitszustand zulassen, behandeln wir sie vorsorglich als besondere Kategorie personenbezogener Daten. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, die Sie während der Registrierung separat erteilen und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

Hat der Caterer Ihrer Einrichtung zugesagt, die bestellte Menülinie für bestimmte Allergene angepasst zuzubereiten (etwa glutenfrei, eifrei oder laktosefrei), nutzen wir die hinterlegten Allergene Ihres Kindes und eine mit der Einrichtung vereinbarte Sonderkost — auch bevor die Einrichtung diese bestätigt hat —, um festzustellen, ob die Portion Ihres Kindes angepasst wird. Sie sehen das Ergebnis beim Bestellen. Der Caterer erhält dafür Vorname, Gruppe, Menülinie und die Art der Anpassung Ihres Kindes (Abschnitt 16). Ohne eine solche Zusage bleibt es bei der Warnung.

Für das Allergen Milch können Sie im Ernährungsprofil zusätzlich angeben, dass bei Ihrem Kind ausschließlich eine Laktoseintoleranz und keine Milcheiweißallergie vorliegt. Auch diese Angabe ist ein Gesundheitsdatum und wird auf derselben Grundlage verarbeitet. Sie ist eine Lockerung: Sie wird erst wirksam, nachdem die Leitung Ihrer Einrichtung sie mit Ihnen geklärt und bestätigt hat; bis dahin und ohne Angabe behandeln wir Milch als Allergie. Der Caterer erhält diese Angabe nicht als solche, sondern nur mittelbar über die Art der Anpassung („laktosefrei“) einer angepassten Portion (Abschnitt 16).

Bestellen Sie ein Essen bewusst trotz eines hinterlegten Allergens („Trotzdem bestellen“), speichern wir je Kind und Allergen, wie oft Sie das getan haben. Ab der dritten solchen Freigabe fragen wir Sie, ob das Allergen noch im Profil stehen soll; verneinen Sie, fragen wir frühestens nach drei weiteren Freigaben erneut. Der Zähler wird gelöscht, sobald das Allergen nicht mehr im Profil steht oder Ihr Konto gelöscht wird, und nicht an Einrichtung oder Caterer weitergegeben. Die Einrichtung sieht bei der Essensausgabe nur, dass und wann Sie ein einzelnes Essen trotz Hinweis bestellt haben (Abschnitt 16).

Zusätzlich können Sie für Ihr Kind gesundheitliche Besonderheiten aus einer festen Liste angeben (G6PD-Mangel/Favismus, Fruktoseintoleranz, Histaminintoleranz, Phenylketonurie, Galaktosämie). Diese Angaben dienen nur der Information Ihrer Einrichtung: Die Küche berücksichtigt sie beim Essen nicht, und sie wirken sich nicht auf Bestellungen aus. Das Personal Ihrer Einrichtung sieht sie in der Kinderliste, in der Tages-Ausgabeliste und, wenn die Einrichtung das Kita-Modul nutzt, im Kindprofil; Personal mit Gesundheitsrecht kann sie dort auch exportieren. Die Leitung bestätigt die Kenntnisnahme. Wechselt Ihr Kind die Einrichtung, sieht die neue Einrichtung die Angaben ebenfalls und bestätigt sie erneut. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, die Sie beim Erfassen gesondert erteilen. Sie können sie jederzeit in den Einstellungen Ihres Kindes widerrufen; die Angaben werden dann sofort gelöscht. Löschen Sie Ihr Konto oder endet Ihr Zugang zu einem Kind, bleiben die Angaben an Kindern bestehen, die ein weiteres Elternkonto verwaltet. Führen wir doppelt angelegte Einträge desselben Kindes zusammen, gehen die Angaben auf den weitergeführten Eintrag über, auch wenn ihn ein weiteres Elternkonto verwaltet. Das Elternkonto, das das Kind verwaltet, sieht sie und kann sie jederzeit in den Einstellungen des Kindes löschen.

11. Zahlungen und SEPA-Lastschrift (Mollie)

Für die Abwicklung der monatlichen Essensbeiträge setzen wir den lizenzierten Zahlungsdienstleister Mollie B.V. (Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande) ein. Zur Zahlung per SEPA-Lastschrift erteilen Sie ein Mandat zugunsten des jeweiligen Caterers. Mandat und Einzug werden über Mollie auf dem Mollie-Konto dieses Caterers abgewickelt. Hierfür übermitteln wir insbesondere Ihre IBAN und den Namen des Kontoinhabers an Mollie und speichern Kunden- und Mandatskennungen sowie den Mandatsstatus. Mollie verarbeitet Zahlungsdaten als eigenständig Verantwortlicher.

Wir speichern Ihre vollständige IBAN dauerhaft verschlüsselt (AES-256-GCM) in Ihrem Nutzerprofil. Den Namen des Kontoinhabers speichern wir separat unverschlüsselt. So kann bei einem Caterer-Wechsel auf Grundlage Ihrer SEPA-Autorisierung ein Mandat auf dem Konto des neuen Caterers angelegt werden, ohne dass Sie Ihre Bankverbindung erneut eingeben müssen. Diese Speicherung erfolgt auch, wenn das Mandat bereits bei Mollie angelegt ist; sie endet nicht mit der Mandatserteilung. Bei der Löschung Ihres Kontos werden die gespeicherte IBAN und der Kontoinhabername aus Ihrem Nutzerprofil gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Zahlungs- und Rechnungsbelege bleiben davon unberührt (Abschnitt 18).

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Einzelheiten entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Mollie unter mollie.com/de/privacy.

12. Zahlungsstufen und Klarna

Zur Zahlungsabwicklung und Absicherung gegen Zahlungsausfälle ordnen wir Familien automatisch einer Zahlungsstufe zu. Dafür verarbeiten wir Zahlungsergebnisse, Rücklastschriften und Rückbuchungen, Rückgabecodes der Bank sowie die bisherige Stufe und den Zeitpunkt von Stufenwechseln. Die Verarbeitung zur Durchführung der vereinbarten Zahlungen stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die Bewertung von Zahlungsausfällen auf unser berechtigtes Interesse und das des Caterers an der Absicherung offener Forderungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

• Stufe 1: SEPA-Lastschrift mit regulärer Vorankündigung.
• Stufe 2: SEPA-Lastschrift mit verlängerter Vorankündigung.
• Stufe 3: Zahlung über Klarna. Bei einer Höherstufung nach einem Zahlungsfehler wird geprüft, ob Klarna bei allen beteiligten Caterern verfügbar ist; andernfalls erfolgt unmittelbar die Umstellung auf Vorkasse.
• Stufe 4: Vorkasse per Überweisung. Neue Bestellungen sind für den betreffenden Monat und Caterer gesperrt, bis der erforderliche Zahlungseingang verbucht ist. Automatische Essensbuchungen werden in dieser Stufe ausgesetzt.

Eine Rücklastschrift oder Rückbuchung führt grundsätzlich eine Stufe weiter in Richtung Vorkasse. Bestimmte technische SEPA-Fehler, etwa ein geschlossenes Konto oder ein fehlendes Mandat, führen mindestens zu Stufe 3; eine bestehende Stufe 4 bleibt bestehen. Eine Ablehnung durch Klarna führt zu Stufe 4. Aus Stufe 2, 3 oder 4 ist nach 180 Tagen (sechs Monaten à 30 Tagen) eine automatische Rückstufung um eine Stufe vorgesehen; bei einem Stufenwechsel beginnt dieser Zeitraum erneut. Über einen Wechsel informieren wir Sie per E-Mail.

Wenn Sie mit Klarna Bank AB (publ), Stockholm, Schweden bezahlen, verarbeitet Klarna die für den Zahlungsvorgang erforderlichen Identitäts-, Kontakt-, Bestell- und Zahlungsdaten in eigener Verantwortung. Klarna kann eine Bonitätsprüfung unter Einbeziehung von Wirtschaftsauskunfteien durchführen und die angebotene Zahlungsart ablehnen. Einzelheiten, einschließlich der verwendeten Daten und Ihrer Rechte gegenüber Klarna, finden Sie unter Klarna Datenschutz.

Automatisierte Entscheidungen und Prüfung durch eine Person: Die Einstufung kann die verfügbaren Zahlungsarten ändern und neue Bestellungen bis zur Vorkasse verhindern. Sie können eine Erläuterung und die Überprüfung durch eine Person verlangen, Ihren Standpunkt darlegen und die Entscheidung anfechten. Dies gilt insbesondere für automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Wenden Sie sich dafür an support@kidood.de. Ein Widerspruch gegen eine auf berechtigte Interessen gestützte Verarbeitung ist nach Art. 21 DSGVO möglich.

13. Freiwillige Push-Benachrichtigungen

Push-Benachrichtigungen sind freiwillig. Wenn Sie sie aktivieren und im Browser erlauben, speichern wir die technische Zustelladresse Ihres Browsers (Push-Endpunkt), die zugehörigen Verschlüsselungsschlüssel und die Zuordnung zu Ihrem Konto. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Push in den App-Einstellungen deaktivieren oder die Erlaubnis in den Browser- bzw. Geräteeinstellungen widerrufen; die App bleibt ohne Push nutzbar.

Nachrichten können Angaben zu Bestellungen, offenen Beträgen, Schließtagen, Kindnamen und Allergeneenthalten, etwa bei einer Allergiewarnung oder einer deshalb stornierten Bestellung. Für die Verarbeitung von Gesundheitsdaten gilt die ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Abschnitt 10). Je nach Geräteeinstellung können Inhalte auf dem Sperrbildschirm sichtbar sein.

Die Zustellung erfolgt über Push-Dienste der Browser- bzw. Betriebssystemanbieter, insbesondere Google, Mozilla, Apple oder Microsoft. Der Nachrichteninhalt wird für das empfangende Gerät verschlüsselt; der Push-Dienst erhält den Inhalt nicht im Klartext. Die Dienste verarbeiten jedoch technische Zustell- und Verbindungsdaten, beispielsweise Kennungen und IP-Adressen. Dabei kann eine Verarbeitung außerhalb der EU/EWR, insbesondere in den USA, stattfinden. Die Einzelheiten zu Verarbeitung, Speicherdauer und Drittlandübermittlungen richten sich nach dem eingesetzten Dienst und dessen Datenschutzhinweisen: Google, Mozilla, Apple und Microsoft.

14. E-Mail-Versand (Mailjet)

Für den Versand von Transaktions-E-Mails (z. B. Anmelde-Codes, Bestellbestätigungen, Rechnungen, Erinnerungen) nutzen wir den Dienst Mailjet (Mailjet SAS, 43 rue de Dunkerque, 75010 Paris, Frankreich). Dabei werden Ihre E-Mail-Adresse sowie die zum Versand erforderlichen Inhalte verarbeitet. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

15. Support-Anfragen (Ticketsystem Zammad) und KI-Hilfechat

Für Support-Anfragen über den Support-Button in der App nutzen wir das von uns betriebene Ticketsystem Zammad (erreichbar unter zammad.drk-digital.io, gehostet bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland, vgl. Abschnitt „Hosting“). Übermittelt werden dabei Ihre E-Mail-Adresse (hierzu wird im Ticketsystem ein Kundenkonto angelegt), Ihre Nutzer-Kennung und Rolle, die zuletzt aufgerufene Seite, App-Version und Betriebssystem Ihres Geräts sowie Betreff, Nachrichtentext und von Ihnen angehängte Dateien. Bitte übermitteln Sie nur die für Ihr Anliegen erforderlichen Informationen. Die Verarbeitung dient der Bearbeitung Ihrer Support-Anfrage; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

E-Mails an unsere Adressen support@kidood.de, but@kidood.de und dsb@kidood.de empfangen wir über den E-Mail-Dienst mailbox.org (Heinlein Hosting GmbH, Schwedter Straße 8/9a, 10119 Berlin, Server in Deutschland). Verarbeitet werden Ihre E-Mail-Adresse, der Inhalt Ihrer Nachricht, angehängte Dateien (etwa Bescheide) und der Zeitpunkt des Eingangs. Nachrichten an support@kidood.de leiten wir zur Bearbeitung in das Ticketsystem Zammad weiter. Die Nachrichten lesen und bearbeiten wir selbst; sie werden nicht automatisiert ausgewertet. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei Anfragen zu Ihren Rechten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. E-Mails sind auf dem Transportweg in der Regel verschlüsselt, aber nicht Ende-zu-Ende; Unterlagen laden Sie deshalb am sichersten in der App hoch.

Der freiwillig nutzbare KI-Hilfechat beantwortet Fragen zur Bedienung von Kidood. Beim Absenden übermitteln wir Ihre Frage, bis zu sechs vorherige Chatnachrichten, die gewählte Sprache, Ihren Rollenbereich (Eltern, Einrichtung oder Caterer), das Hilfethema der gerade geöffneten Seite und statische Hilfetexte an Mistral AI SAS (Angaben zum Anbieter, zur Auftragsverarbeitung, zur Speicherung in der EU und zur Löschung nach 30 Tagen in Abschnitt 17). Der Chat ruft keine Kinder-, Bestell-, Zahlungs- oder Einrichtungsdaten ab und führt keine Aktionen in Ihrem Konto aus. Bitte geben Sie keine Namen, Zahlungsdaten oder Gesundheitsangaben ein. Kidood speichert den Chatverlauf nur im Arbeitsspeicher Ihres Browsers und protokolliert die Inhalte nicht. Ein Support-Ticket entsteht erst, wenn Sie das separate Ticketformular absenden; der Chatverlauf wird nicht übernommen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, Ihnen Fragen zur Bedienung schnell zu beantworten.

16. Empfänger und rollenbasierte Sichtbarkeit

Innerhalb der Plattform werden Daten streng nach Rollen sichtbar gemacht:

• Einrichtung: sieht die ihr zugeordneten Kinder, die Bestellungen des Tages sowie einen Allergie-Hinweis je Kind (zur sicheren Essensausgabe; bei einer angepassten Portion auch, welche Allergene der Caterer für dieses Kind anpasst), bei Milch Ihre Angabe „nur Laktoseintoleranz“ mit dem Stand der Bestätigung (für die Leitung zur Klärung und Bestätigung) und die von Ihnen hinterlegten Essensvorlieben des Kindes (Vermeiden-Angaben wie „kein Schwein“, vegetarisch/vegan und Zusatzstoff-Ausschlüsse) in der Kinderliste, in der Tages-Ausgabeliste (dort nur der Konflikt mit dem bestellten Gericht) und — für die Leitung — in der Kind-Akte, damit die Einrichtung bei Essenswahl und Ausgabe darauf achten kann. Haben Sie ein Essen trotz eines Hinweises bewusst bestellt, sieht die Einrichtung in der Tages-Ausgabeliste, dass und an welchem Tag Sie zugestimmt haben. Die Essensvorlieben sind für alle Konten der Einrichtung sichtbar, auch für die Essensausgabe. Kann für Ihr Kind gerade kein Essen bestellt werden, weil der Zahlungsweg fehlt oder die Vorkasse noch nicht bezahlt ist, sieht die Einrichtung den Grund in Kurzform („Bankverbindung fehlt“, „Bankverbindung prüfen“, „Vorkasse offen“ oder „Zahlungsweg in Klärung“): in der Tages-Ausgabeliste und, für die Leitung, in einer Liste der betroffenen Familien. Beträge, Zahlungsverlauf und Gründe einer Rücklastschrift sieht sie nicht. Die Leitung der Einrichtung (nicht die Essensausgabe) kann zu einem einzelnen Kind zusätzlich Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Elternteils aufrufen — etwa um eine Abmeldung oder einen Wechsel der Einrichtung zu klären. Diese Daten werden nur beim ausdrücklichen Öffnen der Kind-Akte angezeigt, nicht in Listen, und jeder einzelne Aufruf wird protokolliert (Audit-Log). Die Leitung sieht außerdem die Essensbewertungen der Eltern ihrer Einrichtung — nur zusammengefasst, erst ab 5 Bewertungen je angezeigtem Wert und ohne Namen.
• Caterer: erhält die Bestellzahlen je Einrichtung, Tag und Menülinie; Allergien sieht er dabei nur als Zählung ohne Namen (einschließlich der Zahl angepasster Portionen); die Ausnahmen für einzelne Portionen stehen unten. Nutzt der Caterer die automatischen Bestell-Mails, gehen diese Zahlen je Einrichtung und Tag per E-Mail an vom Caterer benannte und bestätigte Adressen, auch an Funktionspostfächer; die Mails verbleiben im Postfach des Caterers. Dazu gehören Zählungen der Allergene und — nur wenn wir es für den Caterer freigeschaltet haben — der Essensvorlieben (etwa „ohne Schwein: 3“), jeweils ohne Namen. Gesundheitliche Besonderheiten (Abschnitt 10) sieht der Caterer nur im Steckbrief der Einrichtung, ohne Namen und ohne Anzahl: als Liste der Besonderheiten, die bei mindestens einem Kind der Einrichtung bestätigt sind. Zur Produktion, Lieferung und Essensausgabe sieht der Caterer — auch mit den Konten seiner Küche — außerdem:
  • eine Namensliste je Einrichtung und Tag mit dem Vornamen des Kindes (bei gleichen Vornamen mit dem Anfangsbuchstaben des Nachnamens), der bestellten Menülinie und der Angabe, ob das Essen des Tages ein für das Kind hinterlegtes Allergen enthält, das der Caterer nicht anpasst — nicht, welches. Kinder, die die Allergikerkost (Menü C) erhalten, stehen dort ohne Namen, außer bei einer angepassten Portion;
  • bei einer von der Einrichtung bestätigten Sonderkost, wenn das bestellte Essen einen der Ausschlüsse enthält: Name und Gruppe des Kindes und die betroffenen Allergene und Zusatzstoffe (als Kürzel) auf der Produktionsliste, dem Lieferschein und dem Etikett des Sonderessens, auf Produktionsliste und Lieferschein außerdem einen zur Sonderkost hinterlegten Hinweis;
  • bei einer angepassten Portion — wenn der Caterer zugesagt hat, die bestellte Menülinie für bestimmte Allergene angepasst zuzubereiten, und das Essen des Tages ein solches Allergen Ihres Kindes enthält: Vorname (bei gleichen Vornamen mit dem Anfangsbuchstaben des Nachnamens), Gruppe, Menülinie und die Art der Anpassung (etwa „glutenfrei“, „eifrei“, „laktosefrei“) auf der Produktionsliste, der Namensliste, dem Lieferschein und dem Etikett der Portion, auch bei Menü C. Grundlage sind die von Ihnen hinterlegten Allergene und eine Sonderkost, auch bevor die Einrichtung diese bestätigt hat; ein zur bestätigten Sonderkost hinterlegter Hinweis erscheint auf Produktionsliste und Lieferschein an der angepassten Portion mit, wenn eines ihrer Allergene angepasst wird. Die automatischen Bestell-Mails nennen nur die Zahl der angepassten Portionen je Menüteil und die Art der Anpassung (etwa „2× glutenfrei“), ohne Namen.

  Die Leitung des Caterers (nicht die Küche) sieht im monatlichen Abrechnungsbericht zusätzlich die Namen der Eltern, die zugeordneten Beträge und den jeweiligen Zahlungsstatus einschließlich Rückbuchungen und Erstattungen sowie den Stand der Klärung einer Rückbuchung (ob die Familie informiert, eine Gebühr berechnet oder auf Vorkasse umgestellt wurde und wie der Fall ausging), um Zahlungen zuzuordnen und offene Forderungen zu bearbeiten. In Kidood sieht der Caterer den Grund der Bank für eine Rückbuchung nicht.

  Erhält eine Familie Leistungen für Bildung und Teilhabe (BuT) und zahlt das Amt den BuT-Anteil an Kidood, das ihn an den Caterer weiterleitet, sieht die Leitung des Caterers (nicht die Küche) im Abrechnungsbericht und auf der Seite „BuT-Forderungen“ Folgendes: je Familie (Name der Eltern) und Essensmonat den BuT-Betrag und ob Kidood ihn vom Amt noch erwartet, erhalten oder schon an den Caterer ausgezahlt hat. Für Monate, die wegen einer laufenden Prüfung des Bescheids noch nicht abgerechnet sind, erscheint ein vorläufiger Betrag. Daraus kann der Caterer erkennen, dass die Familie BuT-Leistungen erhält. Den Bescheid, die Art der Grundleistung, den Stand der Prüfung und die Namen der Kinder sieht er dort nicht. Zweck ist, dass der Caterer nachvollziehen kann, welche Zahlungen für bereits gelieferte Essen noch ausstehen.

  Bewertet eine Einrichtung das gelieferte Essen (je Menülinie in drei Stufen, auf Wunsch mit einem kurzen Kommentar), sieht der Caterer — auch mit den Konten seiner Küche — die Bewertung und den Kommentar mit dem Namen der Einrichtung und dem Liefertag, aber nicht, welche Person bewertet hat. Das Kommentarfeld bittet darum, keine Namen von Kindern zu nennen.

  Die Essensbewertungen der Eltern sieht der Caterer nur zusammengefasst (etwa je Einrichtung, Gericht und Monat), erst ab 5 Bewertungen und ohne Namen.

  Manche Einrichtungen bestellen bei ihrem Caterer nur Essensmengen, ohne dass Eltern Kinder anmelden (Formular-Einrichtungen). Der Caterer legt diese Einrichtungen selbst an und lädt ihr Personal ein. Je Liefertag meldet die Einrichtung nur Zahlen: Essen je Menülinie, ob es Dessert gibt, und davon Sonderportionen als Kombination der wegzulassenden Allergene (etwa „1× ohne Gluten + Milch“), ohne Namen und ohne Bezug zu einzelnen Kindern. Der Caterer kann diese Zahlen auch für die Einrichtung eintragen, etwa nach einem Anruf. Er sieht sie — auch mit den Konten seiner Küche — in Produktion, Lieferschein, Etiketten und Bestell-Mails, dazu den Bestellverlauf: wer wann welche Zahlen abgeschickt oder geändert hat. Die Leitung des Caterers (nicht die Küche) sieht außerdem die Personen, die er in diese Einrichtungen eingeladen hat, mit Name und E-Mail-Adresse (offene Einladungen und die daraus entstandenen Konten, kein weiteres Personal der Einrichtung; die Küche sieht Namen nur im Bestellverlauf) und je Einrichtung eine Monatsübersicht (Essen × Vertragspreis) als Abrechnungsgrundlage.

• Träger: sieht für seine Einrichtungen zusammengefasste Kennzahlen, darunter die Zahl der Familien in der Vorkassestufe. Diese Kennzahl enthält keine Namen und sagt nicht aus, ob eine einzelne Familie aktuell bestellgesperrt ist.
• Administration: Zugriff zu Support- und Abrechnungszwecken, einschließlich des lesenden Einsehens der Essensvorlieben eines Kindes im Support-Dialog „Kind bearbeiten“; jede schreibende Aktion wird protokolliert (Audit-Log).

17. KI-gestützte Auslese von BuT-Bescheiden

In der Kidood-App können Sie prüfen lassen, ob die Kosten des Mittagessens über Leistungen für Bildung und Teilhabe (BuT) übernommen werden können, und dazu Ihren Leistungsbescheid hochladen (Bürgergeld, Sozialhilfe, Asylbewerberleistungen, Wohngeld oder Kinderzuschlag). Damit die Angaben nicht von Hand übertragen werden müssen, lesen wir hochgeladene Bescheide mit einem KI-Sprachmodell aus, auch solche, die die Sachbearbeitung für Sie hochlädt.

Das Modell erhält dabei das Dokument mit allen darin enthaltenen Angaben, etwa Namen der genannten Personen, Anschrift, Aktenzeichen, ausstellende Behörde sowie Art und Zeitraum der Leistung, und zum Abgleich den Namen Ihres Kindes. Für die Förderprüfung, die Sie in der App starten, erhält es Ihren Namen, Name und Geburtsjahr Ihres Kindes, den Namen der Einrichtung, die Art der Sozialleistung sowie zu den hochgeladenen Nachweisen Art, Dateiname, Status, Gültigkeit und Hochladedatum.

Die KI bereitet die Bearbeitung nur vor: Sie füllt Felder vor, weist auf Unstimmigkeiten hin (etwa einen abgelaufenen Bescheid) und gibt eine vorläufige Einschätzung ab. Fälle mit solchen Hinweisen oder unsicherer Auslese prüft die Sachbearbeitung; über die Kostenübernahme entscheidet die zuständige Stelle, etwa das Jobcenter oder das Sozialamt. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihres Anliegens zur Kostenübernahme).

Dafür nutzen wir den Dienst von Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich. Der Bescheid wird zunächst per Texterkennung gelesen; aus dem erkannten Text füllt anschließend ein Sprachmodell desselben Anbieters die Felder. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Mistral AI speichert und verarbeitet die Daten in der Europäischen Union; eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. Mistral AI darf die Daten nicht zum Training von KI-Modellen verwenden und löscht sie nach 30 Tagen.

18. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Für gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen gelten nach § 147 AO und § 257 HGB je nach Art der Unterlage grundsätzlich folgende Fristen: 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe, 8 Jahre für Buchungsbelege (insbesondere Rechnungen) und 10 Jahre für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse. Die Frist beginnt regelmäßig mit dem Ende des maßgeblichen Kalenderjahres; gesetzliche Verlängerungen, etwa für ein noch laufendes Steuerverfahren, bleiben vorbehalten. Diese Unterlagen können deshalb auch nach Vertragsende oder Kontolöschung aufzubewahren sein. Die im Nutzerprofil gespeicherte IBAN wird bei der Kontolöschung gelöscht (Abschnitt 11). Nach einer Kontolöschung bewahren wir die Kennungen Ihrer Zahlungen bei Mollie noch bis zu 13 Monate nach der jeweiligen Zahlung auf, damit wir spätere Rückbuchungen oder Erstattungen richtig zuordnen können; danach löschen wir sie. Nachweise über erteilte und widerrufene Einwilligungen bewahren wir zu Dokumentationszwecken auf. Im Übrigen werden Daten gelöscht, sobald der Zweck entfällt.

19. Ihre Rechte als betroffene Person

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Selbstbedienung in der App: Unter Einstellungen → Datenschutz können Sie Ihre Daten jederzeit als strukturierten Export herunterladen (Art. 15 DSGVO) und Ihr Konto löschen (Art. 17 DSGVO). Alternativ genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannte verantwortliche Stelle.

20. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.